Portail de support des Guides et Scouts d'Europe

Contexte : 

Tu es chef de groupe, commissaire de district, de province ou trésorier et tu rends service cette année comme responsable d'un ou plusieurs comptes bancaires.

De manière générale, tu trouveras :

- toutes les fiches pratiques dans l'onglet "Solutions" du Portail de support de l'AGSE. 

- tous les formulaires nécessaires téléchargeables dans la Base Documentaire de Sycomore. 

Marche à suivre : 

Etape 1 : En cas de changement, assurer la transition avec ton prédécesseur

- Les archives du compte (relevés, justificatifs de dépenses…) doivent t'être transmises.

Etape 2 : Etre enregistré comme contact financier dans ta structure

Tu dois être cotisant sur Sycomore, chef de groupe, adjoint, trésorier, secrétaire, commissaire de district ou de province. 

Afin de facilement te retrouver parmi les différents membres de la maîtrise, il faut te renseigner comme "contact financier" sur la fiche de ta structure (grâce à la fonctionnalité "Administrer les contacts" du bouton "Actions").

Réfère toi à la [FAQ] Comment remplir les contacts obligatoires de ma structure dans Sycomore ?

Etape 3 : Banque AGSE

Banque AGSE te permet de :

     a) consulter le solde et les opérations sur ton compte bancaire.

     b) effectuer des virements.

     c) justifier le compte en renseignant les imputations comptables et en rajoutant les justificatifs de chacune des dépenses.

Complète et renvoie à l'adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org :

- l’engagement sur l’honneur signataire d’un compte bancaire disponible sur la base documentaire de Sycomore.

- la copie recto-verso de ta pièce d’identité en cours de validité (CNI ou passeport).

Etape 4 : Compte bancaire

Prends contact avec le Centre National à l’adresse comptes-bancaires@scouts-europe.org, et demande :

• Le changement du titulaire de la carte bancaire. Lors d’un contrôle, si le titulaire n’est plus cotisant, la carte sera automatiquement annulée.  
• Le formulaire à compléter et à signer pour obtenir une nouvelle carte Affaires. 
• Le formulaire de carte de dépôt pour la remise d’espèces au guichet bancaire.

Réfère-toi aux FAQ suivantes :
- [FAQ] Comment demander une augmentation de plafond sur ma carte bancaire ?
- [INFO] Activation de ta carte bancaire Affaires Société Générale

Etape 5 : HelloAsso

Il s'agit d'un système de paiement par Internet, sans frais, à destination des associations.

Seul le compte national de HelloAsso peut recevoir des dons.

Un compte HelloAsso de groupe ne peut servir que de billetterie : paiement des activités ou autre.

L'ouverture d'un compte HelloAsso de groupe n'est possible qu'après demande et acceptation d'ouverture auprès de comptes-bancaires@scouts-europe.org. Joins dans ton mail Engagement sur l'honneur signataire d'un compte bancaire complété et si ce n'est que pour l'accès sur Helloasso, ne pas oublier de le préciser sur le formulaire.

Réfère-toi aux FAQ suivantes sur le portail de support : 
- Qu'est-ce-que HelloAsso ?
- [FAQ] Sur HelloAsso, comment récupérer les accès à mon compte ?
- [INFO] Les règles d'usage à respecter lors de l'utilisation de ton compte HelloAsso

Etape 6 : Les 1001 comptes, ou concrètement ce qu'il faut faire tout au long de l'année.

- Tu renseignes sur Banque AGSE les imputations comptables sur toutes les transactions passées sur le compte qui ne sont pas validées automatiquement;

- Tu rajoutes tous les justificatifs de dépenses (factures, tickets de caisse) quel que soit le montant pour toutes les dépenses.

Ces données doivent être renseignées au fur et à mesure de l’année et non pas en fin d'exercice. 

Réfère-toi aux FAQ suivantes sur le portail de support :
-[INFO] BANQUE AGSE - Présentation de l'outil

Merci !

Pour toute question, prends tout d'abord contact avec ton supérieur hiérarchique, puis rapproche-toi du Centre National en envoyant un e-mail à comptes-bancaires@scouts-europe.org.