| Ce qu'on doit faire avec un compte AGSE | Ce qu'on NE DOIT PAS faire avec un compte AGSE |
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| Dépense | - Présenter un justificatif pour chaque dépense : ticket de caisse, facture, note de frais (avec factures jointes), reçus...
| - Emettre un paiement sans justificatif.
- Etablir une attestation sur l'honneur pour justifier une dépense.
- Rembourser une amende.
- Régler l'adhésion d'un membre avec la carte bancaire de la structure.
- Rembourser l'adhésion d'un chef ou assistant.
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| Dépense en espèces | - Une facture est indispensable pour chaque euro dépensé, même en espèces !
| - Prendre un ticket de retrait d'espèces comme justificatif : c'est la dépense qui doit être justifiée !
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| Facture | - Toute facture doit être précise quant aux produits achetés ou aux services rendus.
| - Fournir un relevé de facture sans détails ou avec une somme globale.
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| Remboursement | - Un remboursement doit correspondre au centime près à la somme avancée, donc au justificatif.
| - Faire un remboursement de frais supérieur à la somme indiquée sur le justificatif (arrondir).
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| Frais médicaux | - Garder une trace des justificatifs de paiement de médecins et des factures de pharmacie avant de remettre les documents originaux aux familles.
- Demander le remboursement de ces frais aux familles concernées.
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| Prêt de véhicule | - Emettre une note de frais comprenant des frais kilométriques pour un déplacement avec un véhicule personnel.
Le barème (indiqué sur le modèle de note de frais) inclut l'entretien du véhicule et le carburant. Les factures de péage sont remboursables en sus si vous avez les tickets.
- Lorsque le véhicule est loué ou prêté par un tiers (paroisse, amis, parents...), seuls les frais d'essence sont remboursables.
| - Payer l'entretien d'un véhicule.
- Acheter un véhicule au nom de l'AGSE.
- Utiliser les fonds du groupe pour acheter un véhicule ou recevoir un véhicule en don. En effet, la détention de véhicules par les unités et structures locales est exclue, car elle conduirait l'association à devoir gérer une "flotte" de véhicules dont les dirigeants du Mouvement assumeraient la responsabilité sans pouvoir en assumer effectivement le contrôle (garde du véhicule, assurances, entretien, contrôle technique, responsabilité des infractions, utilisation exclusive pour les besoins du Mouvement...)
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| Assurance de véhicule |
- Il est aussi possible de prendre en charge (sur justificatif) le coût d'une extension d'assurance souscrite par le propriétaire qui prête sa voiture pour des activités scoutes.
| - Payer l'assurance annuelle d'un véhicule de prêt.
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| En cas de véhicule privé accidenté | - C'est l'assurance du véhicule, et à défaut celle du propriétaire, qui doit prendre en charge les frais occasionnés.
| - Rembourser des frais de véhicule privé accidenté.
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Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique, puis du Centre National en envoyant un e-mail à comptes-bancaires@scouts-europe.org
