Contexte
Par qui ? Chef de groupe, commissaire de District (pour feux et clans)
Quand ? A partir de février, jusqu'en avril
Marche à suivre
Tu vas maintenant compléter et modifier les informations concernant le camp de ton unité.
Etape 1
- Depuis l'onglet Animations > Camps > Suivi des camps
- Filtrer la recherche grâce au formulaire
- Cliquer sur "Rechercher".
Tu accèdes à l'avancement du suivi de l'autorisation de camper.
Quelques éléments d’informations :
• Les feux vert ou rouge t’indiquent l’avancement de l’autorisation de camper
• Le PASS = autorisation spécifique pour les activités marine, montagne et nautique
• L’état général du dossier te signale si ton camp est validé ou non
Etape 2
Cliquer sur la loupe dans la colonne “accès au dossier” pour retrouver les informations du camp.
Tu accèdes à un résumé du camp enregistré, comprenant plusieurs onglets.
Etape 3
A toi de compléter les onglets, les uns après les autres.
- Administration : cette partie reprend les informations déjà enregistrées préalablement.
Les camps itinérants
Ne pas oublier de cocher camp itinérant dans le cadre des routes d'été. Il vous est alors demandé d'inscrire la date de fin de la première étape, c'est-à-dire, la date du premier bivouac.
Tu peux modifier les informations souhaitées et ensuite cliquer sur “Confirmer” en bas de page
- Etapes (seulement si tu as coché la case "camp itinérant" auparavant)
• Compléter les différentes étapes du trajet, l'une après l'autre, en enregistrant après chaque étape. (Dates (d’arrivée et de départ sur le lieu concerné), lieu, téléphone (facultatif), commentaire (facultatif)).
• Cliquer sur “Ajouter”. Répéter l’opération autant de fois que nécessaire !
• Pour enregistrer et/ou modifier les informations, cocher les lieux (à côté de la date) et cliquer sur “Modifier” en bas de la liste.
- Maîtrise : Enregistrement des membres de la maîtrise.
Directeur :
- s’il fait partie des unités enregistrées, cocher “Parmi les structures participantes” et le sélectionner dans le menu déroulant
- s’il ne fait pas partie des unités enregistrées, cocher “Numéro adhérent”, remplir le code adhérent (= numéro scout)
- s’il y a un stage pratique à valider, le sélectionner dans le menu déroulant (option indisponible pour l’instant)
- s’il a une responsabilité, cocher parmi les deux propositions (responsable sanitaire ou intendant) ou le noter dans “Autre”
Cliquer sur “Enregistrer”
Animateurs :
- s’ils font partie des unités enregistrées, cliquer sur le trombone dans la partie “Parmi les structures participantes” > cocher les animateurs qui seront présents à l’activité > cliquer sur “Valider”
- s’ils ne font pas partie des unités enregistrées, remplir le code adhérent (= numéro scout) dans la partie “Numéro adhérent” > cliquer sur “Ajouter”
- pour chaque animateur, indiquer ses dates de présence ainsi que sa responsabilité.
- pour enregistrer les informations, cocher les animateurs (à côté du nom) et cliquer sur “Modifier”.
Focus Camp jumelé / Camp groupé :
Directeur : il faut sélectionner le directeur parmi l’ensemble des maîtrises participantes au camp.
Animateurs : Il faut sélectionner les animateurs présents au camp parmi l’ensemble des maîtrises participantes au camp.
- Jeunes : Enregistrement des participants au camp
• Cliquer sur le trombone dans la partie “Parmi les structures participantes” > cocher les jeunes qui seront présents au camp> cliquer sur “Valider”
• Pour chaque jeune, indiquer ses dates de présence, s’il est chef d’équipe (chef de patrouille ou chef d’équipe) ainsi que les coordonnées des parents pendant le camp (facultatif)
Important : Cocher les jeunes (à côté du nom) et cliquer sur Modifier pour enregistrer les informations. Pour ajouter un jeune d'une autre unité, compléter son numéro d'adhérent et cliquer sur Ajouter.
- Projet pédagogique : insertion du dossier de camp
• Dans la colonne “Actions“, cliquer sur “Créer, via dépôt de fichier“ puis sur “choisir un fichier“
• Dans la partie commentaires, tu peux aussi indiquer le lien vers ton dossier partagé
• Cliquer sur “Enregistrer “
- Suivi AGSE : suivi de la progression de l’autorisation de camper c’est-à-dire les avis pédagogiques et la validation/autorisation du camp.
- Evènements : historique des actions et acteurs sur l’autorisation de camper
Prochaine étape : prendre contact avec le relecteur pour qu'il avise le camp sur Sycomore ! N'hésite pas à demander les coordonnées de ton relecteur à ton supérieur hiérarchique.
Pour aller plus loin :
[FAQ] Comment aviser / valider un camp sur Sycomore ?
Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique puis du pôle Soutien aux Equipes pédagogiques en envoyant un email à camp@scouts-europe.org