Contexte

 

Qui ? Chefs de groupe (ou commissaires de districts pour les Feux et Clans) 

Quand ? A partir de janvier

 

Pour t'aider à enregistrer ton camp, tu peux t'aider de la fiche ci-dessous ou regarder le tuto vidéo suivant :
Tuto vidéo : Enregistrer un camp sur Sycomore


 

Marche à suivre

 

Tu vas maintenant paramétrer les informations sur Sycomore concernant le camp de ton unité. 

>> Animations > Camps > Enregistrer un camp

 

Etape 1 

Choisir entre “Camp AGSE” ou “Autre association” 

> Si camp AGSE, indiquer si le camp se déroule en France ou à l’étranger  

 

Focus : camp nécessitant un PASS technique 
Cocher la case s'il s'agit d'un camp avec une activité nécessitant un PASS technique (marin, nautique ou montagne). A noter : il ne sera pas possible d'ajouter cette possibilité par la suite.

Pour aller plus loin : retrouver les formulaires de demande de PASS dans la base documentaire Sycomore : Procédure de demande de pass technique

 

> Si autre association = réservé aux camps de l’UIGSE en France dans le cadre d’un jumelage par exemple.

Attention ! Ce choix ne sera plus modifiable par la suite

Cliquer ensuite sur “Suivant”.

 

 

Etape 2

Cocher le type de camp. Pour savoir quel type de camp cocher, n'hésite pas à solliciter ton supérieur hiérarchique. 

Attention ! Il est nécessaire de compléter tous les champs dans l'ordre afin de ne pas rencontrer de problèmes lors de l'enregistrement.

 

 

Etape 3

- Enregistrer votre unité 

Cocher "Parmi mes structures" puis sélectionner votre unité. Cocher les cases si nécessaires : l'unité est-elle en charge du dossier et/ou seulement participante ?

 

La structure qui est chargée du dossier est celle à laquelle appartient le directeur/chef de camp. 

Pour un camp jumelé, une seule structure "chargée du dossier" peut être renseignée. C'est donc la structure chargée du dossier qui enregistre le camp dans Sycomore. Celle-ci est aussi chargée de faire la fiche complémentaire TAM. Enfin, c'est le commissaire de cette structure qui validera/autorisera le camp jumelé

En résumé : 1 directeur = 1 camp = 1 déclaration TAM

 

Cliquer sur "Ajouter". Le résultat apparaît en dessous dans les différents encadrés.

 

- Ajouter les ou l’unité jumelée(s) / groupée(s)

  • Cocher “Autre structure participante”.
  • Cliquer sur la loupe pour rechercher l’unité jumelée. Valider.
  • Valider en cliquant sur “Ajouter” 
  • Faire de même pour une autre structure si besoin.

 

A noter : en cas d'erreur, il est possible de retirer une structure en la sélectionnant dans la liste puis cliquer sur "retirer"

 

Important : A partir de cette étape, les informations suivantes demandées peuvent être complétées au fur et à mesure de l'année et sont modifiables à tout moment.

 

Etape 4

Sélectionner le responsable déclarant (Il s'agit du chef de groupe ou du commissaire de district pour les feux et clans) parmi la liste déroulante.


 

Etape 5

Renseigner les dates du camp

 

 

Etape 6

Renseigner le lieu de camp en cliquant sur la loupe pour le rechercher.

- Soit le lieu existe déjà et il faut le sélectionner.

- Soit le résultat de la recherche est nul et il faut le créer en cliquant sur “Nouveau” et renseigner les différentes informations demandées. 

 

Les camps itinérants
Ne pas oublier de cocher camp itinérant dans le cadre des routes d'été. Il vous est alors demandé d'inscrire la date de fin de la première étape, c'est-à-dire, la date du premier bivouac. Il est possible aussi de renseigner les autres lieux de bivouacs.


 

Etape 7

Renseigner via la liste déroulante le territoire d'accueil du camp et son responsable (pour une visite de camp, cas d’urgence, etc.).

 

 

Etape 8

Dans l’encadré Informations complémentaires, renseigner les éléments suivants : 

- n° de la déclaration DDCS sur TAM 

- la ou les dérogations acceptée(s) du camp 

- n° téléphone du chef à contacter sur le camp en cas d’urgence 

 

 

Etape 9

Renseigner la composition des participants au camp. Cette étape correspond aux informations renseignées lors de la télédéclaration d’accueil de mineurs (TAM). 

 

 

Etape 10

Cliquer sur enregistrer.

 

Pour toute question, rapproche-toi d’abord de ton supérieur hiérarchique puis du pôle Soutien aux Equipes pédagogiques en envoyant un email à camps@scouts-europe.org