Contexte :

Dans le cadre de la modernisation des outils numériques mis à votre disposition, l’AGSE a développé sa propre billetterie, permettant de collecter les frais d'activités et de camp, en remplacement d'HelloAsso !

 

Cette FAQ aborde les questions suivantes :

 

1/ Comment accéder à Billetteries :

2/ Comment créer une Billetterie :

3/ Comment retrouver et suivre une Billetterie active ou ancienne :

4/ Comment clôturer une Billetterie :

 

1/ Comment accéder à Billetteries :

 

Billetterie est directement accessible depuis le compte bancaire de chaque structure, depuis Banque AGSE V2. L’onglet Billetteries se trouve dans le menu à gauche de l’écran, entre la création de projets et celle des bénéficiaires :

 

 

IMPORTANT :

Pour accéder à Billetteries, tu dois être adhérent à l'association, signataire du compte bancaire de ta structure (pour créer la billetterie) ou chef de groupe, commissaire de district ou de province (pour suivre les billetteries existantes).

 

2/ Comment créer une billetterie :

 

Seuls les signataires du compte bancaire de ta structure peuvent créer une billetterie. Les autres utilisateurs ayant accès à Banque AGSE peuvent accéder à l’onglet Billetteries pour suivi les billetteries de la structure mais ne peuvent pas en créer, au même titre qu’ils peuvent suivre les virements et transactions mais pas en générer d’eux-mêmes.

 

Un fois sur la page Billetteries, un bouton Créer une billetterie est disponible en haut à droite :

 

 

Ce bouton ouvre l’accès au module de création d’une billetterie, dans lequel il vous sera demandé :

  1. Un contexte : nom affiché de la billetterie et descriptif, avec la possibilité de rattacher tous les flux de cette billetterie à un projet (existant ou nouveau) pour votre suivi administratif.

 


Attention : il faut au moins donner un nom à la billetterie pour passer à l’étape suivante.

 

  1. Un catalogue : c’est l’ensemble des produits inclus dans la billetterie. Il peut y avoir un unique produit (ex : participation fixe à un camp) ou plusieurs produits (ex : plusieurs prix proposés lors de la distribution des calendriers, au choix du donateur).

Pour chaque produit, tu peux définir : un nom, un prix, une description, un nombre minimum et/ou maximum de produits vendus, une affectation comptable et indiquer s’il est susceptible de donner lieu à un reçu fiscal (pour les dons uniquement).

 

Attention : ne pas créer de billetterie pour l’adhésion annuelle à l’AGSE, celle-ci se gère directement sur Sycomore.

 

Ici aussi, certaines mentions sont obligatoires : avant de passer à l’étape suivante, il faudra au moins un produit dans ton catalogue, avec un nom et un prix !

Par ailleurs, cette étape te propose de d’ores et déjà définir l’affectation comptable des encaissements de chaque produit vendu. C’est autant d’administratif en moins lorsque le prix de vente sera reçu sur le compte et c’est automatique !

 

  1. Des règles : permettant d’organiser le panier des utilisateurs avec certaines règles logiques.


1ere possibilité : une condition alternative : on achète soit le produit A soit le produit B. Exemple : on ne peut pas acheter à la fois une place dans le car vers le lieu du Grand Jeu Eclaireur le samedi et une place dans le car du dimanche. En effet, si on prend le transport le samedi, alors on est forcément déjà arrivé le dimanche. Pas besoin d’une deuxième place le dimanche.

2e possibilité : une condition nécessaire : il faut acheter le produit A si on veut acheter le produit B. Exemple : on ne peut pas acheter une place dans le car vers le lieu de camp sans avoir mis dans son panier l’achat d’une participation au camp. En effet, pas besoin de transport vers le camp si on ne participe pas au camp.

 

 

Il n’est pas obligatoire de créer des règles. Si ce n’est pas utile, tu peux passer directement à l’étape suivante.

En revanche, si tu choisis de définir une ou plusieurs règles, il faudra nécessairement définir un libellé explicatif et un message d’erreur à l’attention de l’acheteur, si ses achats ne respectent pas la règle fixée.

 

  1. Un ou plusieurs moyen(s) de paiement : enfin, il faut choisir comment l’acheteur peut payer : par carte bancaire (immédiatement, cette option est toujours possible), par virement ou par chèque ANCV.

 

Et voilà, tu as complété ta billetterie ! Tu peux cliquer sur Créer la billetterie pour finaliser.

 

A noter toutefois : dans le cadre de sa mission de contrôle des opérations financières, certaines billetteries doivent être validées par le centre national avant d’être accessibles. En effet, certaines opérations financières engagent directement la responsabilité de l’association et de sa hiérarchie, d’où des vérifications ponctuelles.

 

3/ Comment retrouver, utiliser et suivre une billetterie active ou ancienne :

 

Une fois créée, la billetterie est accessible dans l’onglet Billetteries de Banque AGSE :

 

Et en cliquant sur la billetterie souhaitée, tu accèdes à son suivi :

 

 

Il est ensuite possible de partager la billetterie aux acheteurs potentiels au moyen :

-soit d’un lien à rentrer dans son navigateur internet,

-soit d’un QR Code à scanner.

 

 

4/ Comment clôturer une billetterie :

 

Lorsque tu accèdes à une billetterie en cours, en bas de la page, après le catalogue et le lien de diffusion, tu trouveras un encart pour désactiver la billetterie :

 

 

Une billetterie désactivée reste accessible en consultation pour ceux ayant accès au compte bancaire (signataire sur le compte ou visibilité sur le compte) mais on ne plus payer via celle-ci.

 

Et une fois la billetterie désactivée, si tu l'avais correctement paramétrée, il n’y a plus rien à faire : les encaissements sur le compte de ton groupe sont déjà affectés au bon compte comptable et au bon projet !